Evenement organiseren

  • Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest, strand- of buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente voldoende.
  • Als u een groter evenement wilt organiseren, heeft u een vergunning van de gemeente nodig. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. 
  • De evenementenvergunning is geregeld in de Algemene Plaatselijke verordening (APV). 
  • Doe de vergunningscheck of u een melding kunt doen of een vergunning moet aanvragen.
Vergunningcheck: melding of vergunning

  • Voor evenementen met maximaal 100 deelnemers, zoals buurt- en straatfeesten (met barbecue), vieringen of herdenkingen, lopende orkesten en kleine optochten, fietstoer- en wandeltochten doet u een melding.
  • Als u voor een dergelijk evenement gebruik wilt maken van de openbare weg of een parkeerterrein, heeft u wel eerst de toestemming van de gemeente nodig.
  • Het evenement meldt u uiterlijk 1 week van tevoren aan.
Inloggen met DigiD Melding klein evenement

  • Hieronder vallen evenementen met 100 tot 500 deelnemers, zonder live-optredens van bands of dj’s of risicovolle activiteiten.
  • Er wordt geen inzet van hulpdiensten verwacht.
  • U vraag een vergunning uiterlijk 8 weken van tevoren aan.
  • De evenementen uit deze categorie moeten van tevoren worden aangemeld. We plaatsen de evenementen op de regionale evenementenkalender.
  • De gemeente vraagt advies aan politie, brandweer en andere specialisten en stelt de vergunning op, eventueel met aanvullende voorschriften.

  • Hieronder vallen evenementen met meer dan 500 deelnemers en/of live-optredens van bands of dj’s.
  • U vraagt een vergunning uiterlijk 14 weken van tevoren aan.

Bij grote en risicovolle evenementen is een goede organisatie met duidelijke regels vereist.

  • Hoewel de vergunninghouder primair verantwoordelijk is voor de orde en veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein, zal extra politie-inzet vereist zijn om de orde en veiligheid ook buiten het evenemententerrein te kunnen handhaven.
  • Daarom moeten evenementen uit deze categorie ruim van tevoren aangemeld worden. We plaatsen ze dan op de regionale evenementenkalender.
  • In verband met de terinzagelegging en afstemming tussen organisator en hulpdiensten moet de vergunning uiterlijk 14 weken van tevoren aangevraagd worden.

Evenement Kosten (2022)
Maximaal 500 bezoekers € 135,80
Van 501 tot 1000 bezoekers € 263,75
Van 1000 bezoekers of meer € 396,30
Ontheffing als bedoeld in artikel 35 van de Alcoholwet € 108,70
Loterijvergunningen (Wet op kansspelen artikel 3) € 40,85

  • Als u tijdens een evenement alcohol wilt schenken, heeft u een ontheffing nodig van de gemeente.
  • U moet voor het organiseren van een evenement ook nog een evenementenvergunning aanvragen bij de gemeente.

Voorwaarden

  • U mag geen alcohol schenken en verkopen aan personen jonger dan 18 jaar.
  • Op het evenement mag u geen sterke drank (>15% alcohol) schenken.
  • De persoon die de leiding heeft over de alcohol:
    • is minimaal 21 jaar
    • is niet van slecht levensgedrag (geen strafblad)

Nodig voor de aanvraag

De volgende informatie heeft u nodig: datum van het evenement en op welke tijden u alcohol wilt schenken

  • Aanvraagformulieren
  • Een geldig identiteitsbewijs

Kosten

Een ontheffing om alcohol te schenken tijdens een evenement kost €108,70 (tarief 2022).

  • Organisatoren van evenementen kunnen bij de Stichting Evenementmaterialen Zeewolde (SEZ) materialen huren tegen niet-commerciële huurprijzen.
  • Besloten feesten, buurtfeesten o.i.d. vallen hier niet onder.
  • U kunt de materialen huren als het evenement openbaar toegankelijk is en in Zeewolde gehouden wordt.
  • Informatie over de huur van kleinschalige materialen: bestuur van de Stichting, de heer T. Boerma (06 – 1053 2693) of via e-mail sezverhuur@gmail.com

Hoe werkt het?

  • Bij uw vergunningaanvraag voor een evenement vindt u een overzicht van de materialen die u kunt huren.
  • Geef minimaal 1 week voordat uw evenement begint op welke materialen u zou willen huren.
  • U kunt hierbij gebruik maken van de lijst en deze mailen naar sezverhuur@gmail.com

  • Bij een evenement kan er altijd wat gebeuren: er worden eigendommen gestolen, een bezoeker valt of een stellage in de tent is niet goed bevestigd en deze valt om.
  • Om zoveel mogelijk risico’s goed af te dekken, heeft de gemeente een Collectieve Evenementenverzekering voor Gemeenten afgesloten (VNG Verzekeringen in samenwerking met Centraal Beheer Achmea).
  • Er is geen aanmelding nodig. Als een evenement onder de definitie ’evenement’ valt, is het evenement automatisch verzekerd.

Welke evenementen zijn verzekerd?

  • Alle evenementen die minder dan 2.500 bezoekers per dag hebben.
  • De verzekering geldt automatisch voor evenementen waarvoor de gemeente een vergunning heeft afgegeven.

Welke evenementen zijn niet verzekerd?

  • Evenementen met meer dan 2.500 bezoekers per dag.
  • Bedrijfsevenementen, gemotoriseerde snelheidswedstrijden, houseparty’s en protestacties/- manifestaties vallen niet onder de collectieve evenementenverzekering.
  • Ook evenementen waarvoor een vergunning is afgewezen of niet is aangevraagd, terwijl dit wel vereist is, vallen niet onder de verzekering.

Wat is verzekerd?

  • De risico's die verzekerd zijn staan in de polisvoorwaarden.
  • Per gebeurtenis wordt een maximaal bedrag uitbetaald. De verzekerde bedragen staan ook op de polisvoorwaarden.

Wat is niet verzekerd?

  • Welke kosten en schade organisaties niet verzekerd zijn, staan in de verzekeringsvoorwaarden.
  • In de algemene voorwaarden staat per situatie wat wel en niet verzekerd is.
  • Ook gelden situaties waarin de schadeclaim niet in behandeling wordt genomen, zoals bijvoorbeeld schade door zware neerslag, zware storm of fraude.
  • Eigendom van de organisatie zelf valt niet onder de dekking van VNG vrijwilligersverzekering. Ook schade aan zaken die een organisatie onder opzicht heeft, valt niet onder de dekking van deze polis (denk aan gehuurde zaken).

Maatwerk evenementenverzekering

  • Er is een mogelijkheid om extra risico’s, hoger aantal bezoeker of hogere verzekerde bedragen te verzekeren.
  • Hiervoor kunnen organisaties zelf een ‘offerte op maat’ aanvragen bij de verzekeraar en eventueel een aanvullende verzekering afsluiten.

Schade, en dan?

  • De medewerker van het evenement stuurt het ingevulde digitale schadeformulier naar de gemeente.
  • Voordat de schadeclaim door de gemeente (digitaal) wordt ingediend bij de verzekeraar, zal de gemeente controleren of het gaat om een melding met betrekking tot de Collectieve Evenementenverzekering.
  • Na de melding van de gemeente neemt de schadebehandelaar rechtstreeks contact op met de medewerker of organisatie van het evenement.
  • De schade wordt eveneens rechtstreeks met de benadeelde afgewikkeld.