Evenement organiseren

  • Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest, strand- of buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente voldoende.
  • Als u een groter evenement wilt organiseren, heeft u een vergunning van de gemeente nodig. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival.
  • De evenementenvergunning is geregeld in de Algemene Plaatselijke verordening (APV).
  • Doe de vergunningscheck of u een melding kunt doen of een vergunning moet aanvragen.
Vergunningcheck: melding of vergunning

  • Voor evenementen met maximaal 100 deelnemers, zoals buurt- en straatfeesten (met barbecue), vieringen of herdenkingen, lopende orkesten en kleine optochten, fietstoer- en wandeltochten doet u een melding.
  • Als u voor een dergelijk evenement gebruik wilt maken van de openbare weg of een parkeerterrein, heeft u wel eerst de toestemming van de gemeente nodig.
  • Het evenement meldt u uiterlijk 10 werkdagen van tevoren aan.
  • Organiseert u een buurt- of straatfeest en wilt u een springkussen plaatsen op openbaar terrein? U moet bij de melding ook een keuringscertificaat van het springkussen inleveren.
  • U mag alleen kleine objecten plaatsen die niet groter zijn dan 25 m2 per object.
Inloggen met DigiD Melding klein evenement

Organiseert u een evenement, zoals een braderie, kermis of festival? U heeft een evenementenvergunning nodig. Er zijn 3 categorieën grote evenementen:

  • categorie A evenementen: kleinschalige evenementen waarbij geen inzet van hulpdiensten wordt verwacht
  • categorie B evenementen: middelgrote omvang waarbij inzet van hulpdiensten wordt verwacht
  • categorie C evenementen: evenementen van grote omvang en risicovolle activiteiten, waarbij inzet van hulpdiensten wordt verwacht

Aanvraagtermijn

  • categorie A: 12 weken voor het evenement
  • categorie B: 14 weken voor het evenement
  • categorie C: 14 weken voor het evenement

Risicoscan

De risicoscan (xls, 524 KB) wordt gebruikt om te bepalen onder welke categorie uw evenement valt.

Evenementenkalender

Evenementen moeten van tevoren worden aangemeld. We plaatsen de evenementen op de regionale evenementenkalender. Deze kalender is bedoeld om iedereen, organisatoren, hulpverleningsdiensten en omwonenden, te informeren over geplande evenementen. De kalender geeft ook inzicht in welke grotere evenementen in de regio plaatsvinden. 

Let op! Het aanmelden voor de evenementenkalender is nog geen aanvraag evenementenvergunning.

Vergunning aanvragen

  • Een evenementenvergunning vraagt u online aan. 
  • Bij de aanvraag levert u in ieder geval ook de volgende documenten in:
    • veiligheidsplan
    • situatietekening
    • plattegrond met maat- of schaalaanduiding
Evenementenvergunning aanvragen

Evenement Kosten (2024)
Maximaal 500 bezoekers € 144,05
Van 501 tot 1000 bezoekers € 279,80
Van 1000 bezoekers of meer € 420,45
Ontheffing als bedoeld in artikel 35 van de Alcoholwet € 115,30
Loterijvergunningen (Wet op kansspelen artikel 3) € 43,30

Alcohol schenken tijdens een evenement

Als u tijdens een evenement alcohol wilt schenken, heeft u een ontheffing nodig van de gemeente.
U moet voor het organiseren van een evenement ook nog een evenementenvergunning aanvragen bij de gemeente.

Voorwaarden

  • U mag geen alcohol schenken en verkopen aan personen jonger dan 18 jaar.
  • Op het evenement mag u geen sterke drank (>15% alcohol) schenken.
  • De persoon die de leiding heeft over de alcohol:
    • is minimaal 21 jaar
    • is niet van slecht levensgedrag (geen strafblad)

Nodig voor de aanvraag

De volgende informatie heeft u nodig: datum van het evenement en op welke tijden u alcohol wilt schenken

  • Aanvraagformulieren
  • Een geldig identiteitsbewijs

Kosten

Een ontheffing om alcohol te schenken tijdens een evenement kost € 115,30 (tarief 2024).

  • Bij een evenement kan er altijd wat gebeuren: er worden eigendommen gestolen, een bezoeker valt of een stellage in de tent is niet goed bevestigd en deze valt om.
  • Om zoveel mogelijk risico’s goed af te dekken, heeft de gemeente een Collectieve Evenementenverzekering voor Gemeenten afgesloten (VNG Verzekeringen in samenwerking met Centraal Beheer Achmea).
  • Er is geen aanmelding nodig. Als een evenement onder de definitie ’evenement’ valt, is het evenement automatisch verzekerd.

Welke evenementen zijn verzekerd?

  • Alle evenementen die minder dan 2.500 bezoekers per dag hebben.
  • De verzekering geldt automatisch voor evenementen waarvoor de gemeente een vergunning heeft afgegeven.

Welke evenementen zijn niet verzekerd?

  • Evenementen met meer dan 2.500 bezoekers per dag.
  • Bedrijfsevenementen, gemotoriseerde snelheidswedstrijden, houseparty’s en protestacties/- manifestaties vallen niet onder de collectieve evenementenverzekering.
  • Ook evenementen waarvoor een vergunning is afgewezen of niet is aangevraagd, terwijl dit wel vereist is, vallen niet onder de verzekering.

Wat is verzekerd?

  • De risico's die verzekerd zijn staan in de polisvoorwaarden.
  • Per gebeurtenis wordt een maximaal bedrag uitbetaald. De verzekerde bedragen staan ook op de polisvoorwaarden.

Wat is niet verzekerd?

  • Welke kosten en schade organisaties niet verzekerd zijn, staan in de verzekeringsvoorwaarden.
  • In de algemene voorwaarden staat per situatie wat wel en niet verzekerd is.
  • Ook gelden situaties waarin de schadeclaim niet in behandeling wordt genomen, zoals bijvoorbeeld schade door zware neerslag, zware storm of fraude.
  • Eigendom van de organisatie zelf valt niet onder de dekking van VNG vrijwilligersverzekering. Ook schade aan zaken die een organisatie onder opzicht heeft, valt niet onder de dekking van deze polis (denk aan gehuurde zaken).

Maatwerk evenementenverzekering

  • Er is een mogelijkheid om extra risico’s, hoger aantal bezoeker of hogere verzekerde bedragen te verzekeren.
  • Hiervoor kunnen organisaties zelf een ‘offerte op maat’ aanvragen bij de verzekeraar en eventueel een aanvullende verzekering afsluiten.

Schade, en dan?

  • De medewerker van het evenement stuurt het ingevulde digitale schadeformulier naar de gemeente.
  • Voordat de schadeclaim door de gemeente (digitaal) wordt ingediend bij de verzekeraar, zal de gemeente controleren of het gaat om een melding met betrekking tot de Collectieve Evenementenverzekering.
  • Na de melding van de gemeente neemt de schadebehandelaar rechtstreeks contact op met de medewerker of organisatie van het evenement.
  • De schade wordt eveneens rechtstreeks met de benadeelde afgewikkeld.